Jeden z najväčších problémov ľudí, ktorí sa pokúšajú dosiahnuť sústredenie pri práci je ten, že sa v jednom momente snažia vyriešiť až príliš veľa úloh. Stanoviť si prioritu úloh, teda poradie podľa dôležitosti môže byť v tejto digitálnej dobe pre mnohých veľmi náročné.

Ak chceme tento veľký problém vyriešiť, musíme si ho rozdeliť na tri menšie:

1. príliš veľa úloh
2. problém so stanovením priority
3. úlohy vás oberajú o čas

Teraz sa môžeme zamerať na tri stratégie, ktoré vám pomôžu vyriešiť vyššie uvedené menšie problémy.

1. Obmedzte počet úloh

V prípade, že máte príliš veľa úloh, riešením je zjednodušiť ich zoznam. Odporúčam si vyhradiť 10 minút na spísanie všetkého, čo musíte urobiť. Potom si vyberte 3-5 dôležitých úloh. Všetky ostatné úlohy presuňte medzi „úlohy k neskoršiemu spracovaniu“ a momentálne si z nich nerobte ťažkú hlavu.

Za zváženie toho, ako si poradiť s menšími, či rutinnými úlohami (kontrola emailu, platby faktúr, dokumenty atď), stojí metóda, v ktorej ide o to, že si vyhradíte na tieto úlohy čas v neskoršom úseku dňa – napríklad posledná hodina z vášho denného programu. V prvej časti dňa sa zamerajte na dôležité úlohy – ktoré nemôžete preložiť, no musíte ich vyriešiť.

2. Vyberajte si úlohy, pre ktoré sa dokážete nadchnúť

Teraz, keď ste svoj zoznam povinností zjednodušili a doslova osekali, pozrite sa na tých 3 až 5 úloh, ktoré vám ostávajú. Jednu z nich si vyberte. Dávam do pozornosti, že skutočne stačí len jednu. Ako však vybrať právu tú jednu?

Vyberte si úlohu, ktorá vo vás vyvoláva pocit vzrušenia, ktorá sa vám zdá byť niečím zaujímavá. Inými slovami, vyberte si úlohu, pre ktorú sa dokážete zapáliť, čiže nadchnúť. V prípade, že sa nadchnete pre niekoľko úloh, je potrebné zvážiť, ktorá z nich má najvýraznejší dopad na váš život. Pokiaľ vo vás nejaká úloha vyvoláva pocit zdesenia, odložte ju stranou a zvoľte si niečo zaujímavejšie.

3. Vždy pracujte len na jednej úlohe

V prípade, že ste si vybrali jednu úlohu, ostatné odsuňte pre túto chvíľu bokom a zamerajte sa iba na tú jedinú úlohu. V prvom rade sa musíte zbaviť všetkého rozptyľovania, vrátane vášho mobilného telefónu a internetu. Nechajte si otvorené len tie programy, či aplikácie, ktoré potrebujete na spracovanie danej úlohy. Teraz sa dajte do práce. Ponorte sa do nej a venujte sa jej minimálne 15 minút. Následne si môžete dať prestávku.

Z mojej dlhoročnej praxe odporúčam naštudovať princíp „Pomodoro“, kde ide o to, že si nastavíte časovač na 25 minút a nerušene pracujete na úlohe, či inej činnosti. Potom máte 5 minútovú prestávku. Po štyroch takýchto cykloch je väčšinou dlhšia prestávka – 15 minút. Môžete si stiahnuť aplikáciu do telefónu, či svojho počítača. Odporúčam začať využívať, výsledky produktivity sú badateľné prakticky hneď.

psych.sk (Lukáš „digitálny kouč“ Franko), Leo Babauta