Určite poznáte nasledujúcu situáciu – ste v práci, robíte na nejakej úlohe. Zrazu vám príde email, vy ho hneď otvoríte. Samozrejme, je to kolega a chce od vás pomoc. V tom momente prestanete pracovať na svojej úlohe a začínate sa venovať požiadavkám kolegu. Zrazu príde ďalší email – od šéfa. Vravíte si, toto musím vybaviť, veď to je môj šéf. A vaše úlohy idú opäť bokom…

Takto by sa dalo pokračovať ďalej, no myslím, že pointu ste už pochopili. Počas dňa máme otvorenú emailovú schránku a väčšinu času je naša práca práve tam. Tam žijeme, komunikujeme, plníme úlohy, odvádzame prácu, organizujeme si deň.

Bohužiaľ, nie je to najlepší spôsob, ako žiť a pracovať. Neustále nás vyrušujú nové správy, a tak sme chtiac či nechtiac vydaní na milosť požiadavkám druhých. Príde nový email a my musíme prestať s tým, čo robíme, aby sme sa na tento email pozreli a poprípade odpovedali. Dokonca aj keď neodpovieme hneď, to, čo sme robili, sa preruší.

Je to protipól koncentrácie. Iste, ste neustále v kontakte, neustále informovaní, neustále máte všetko pod kontrolou, ale nesústredíte sa na svoje úlohy. Tak teda ako tráviť menej času v emailovej schránke a pracovať na vlastných úlohách?

Trik – Zbavte sa zoznamu úloh z emailovej schránky – email nie je váš zoznam úloh.

Mnoho z nás berie emailovú schránku ako zoznam svojich úloh. Myslia si, že email je posvätný, a to, čo tam je, je zákonom. Poviem vám tajomstvo – emailová schránka je veľmi zlý a nevhodný zoznam úloh, ktoré máte splniť. Prečo? Pretože v emailovej schránke si neviete zoradiť úlohy, samotné správy sa nedajú premenovať, aby odrážali úlohy v nich obsiahnuté. Okrem iného, v takom emaile sa väčšinou skrýva viacero úloh naraz a nové neustále prichádzajú.

Odporúčam vytvoriť jednoduchý zoznam úloh a keď budete prechádzať svoju emailovú schránku, môžete si v tomto zozname urobiť poznámku a úlohu zaznačiť. Pre vaše potreby pokojne postačí jednoduchý poznámkový blog či post-it lístky (samolepiace farebné papieriky).

Pre náročnejších odporúčam siahnuť po digitálnom nástroji pre správu vašich úloh – príkladom môže byť aplikácia Remember The Milk či Wunderlist, alebo niečo komplexnejšie ako Podio či Asana. Posledné dva zmienené nástroje slúžia ku komplexnejšej správe úloh či projektov. Tieto digitálne nástroje ponúkajú širokú škálu funkcií a v mojom prípade, stačí jeden klik a mám celý email v Asane, kde si môžem rozdeliť a zadeliť činnosti a úlohy z emailu.

Trik – Vybavujte emaily vo vopred stanovenom čase – email je dobrý sluha, nie pán.

Tento trik si vyžaduje trochu praxe a určite sa vám nepodarí ho aplikovať na prvý raz. Tým chcem povedať, že budete musieť experimentovať, aby ste našli váš ideálny časový harmonogram.

Preto, aby ste miesto toho, že neustále kontrolujete svoju emailovú schránku, odporúčam pevne stanoviť čas, kedy sa budete venovať emailu. Uvádzam príklady: Kontrolujte svoj email 5 minút na začiatku každej hodiny, alebo len dvakrát či trikrát denne (povedzme o 10:00 , 14:00 a 16:00). Opakujem, ide len o príklady – prispôsobte si svoj harmonogram svojim potrebám.

Moja osobné nastavenia, teda používanie tohto triku, spočívajú v tom, že svoje emailové účty kontrolujem trikrát do dňa. Pokiaľ je niečo súrne, odpovedám ihneď. Ak je to správu, ktorá si žiada sústredenie a ďalšie činnosti, venujem sa jej večer, prípadne počas nasledujúceho dňa.

Trik – Na úlohách pracujte so zavretou emailovou schránkou – sústreďte sa na úlohy.

V prípade, že nemáte stanovený časový harmonogram kontrolovania a vybavovania emailov, o ktorom som písal, je nutné, aby ste zavreli emailovú schránku a sústredili sa na skutočnú prácu. Toto pravidlo sa okrem iného týka akýchkoľvek ďalších foriem komunikácie – Facebook, Instagram, Twitter a iné.

Pokiaľ plníte úlohy a chcete byť maximálne sústredení na to, čo robíte, zavrite všetko nepodstatné na svojom počítači a robte len na aktuálnej úlohe.

Trik – Úlohy vyberajte dôkladne a rozumne.

Akonáhle ste mimo emailovej schránky, môžete si úlohy usporiadať podľa toho, čo je dôležité či prioritné. Môžete sa rozhodnúť, čo je dôležité, pretože už nie ste vydaní na milosť druhým – ste sám sebe pánom pri práci a úlohách.

psych.sk (Lukáš „digitálny kouč“ Franko), Leo Babauta